Collecte et transmission des pièces

Lorsque vous préparez votre dossier, la collecte des pièces est une étape très importante. Pour permettre à votre avocat de les traiter dans les meilleures conditions, il convient de respecter quelques règles simples mais importantes.

En résumé :

  • ⚠️ N’envoyez pas une série de mails à l’avocat avec une pièce jointe par email.
  • ⚠️ N’utilisez pas la fonction « transférer » de votre boîte mail pour envoyer vos pièces.

Index :

Collectez les pièces

Privilégiez les données pdf de vos comptes en ligne

Pour tous les justificatifs (factures, quittances, taxes foncières…) la collecte de données brutes est souvent possible (espaces personnels de l’opérateur téléphonique, site des impôts, site internet de la banque…)

Vous avez la possibilité dans ce cas de télécharger des fichiers pdf que vous pouvez placer dans un dossier dédié à la collecte de pièces sur votre ordinateur.

Nota : pensez à renommer les pièces pour que leur nom soit compréhensible du premier coup par un humain.

Collecte justificatif téléphonique

Collecte d’une facture téléphonique téléchargée

Imprimez les mails en pdf

Pour enregistrer vos mails en pdf, nous vous conseillons de les « imprimer » en pdf :

  • Sur Mac à l’aide de la commande imprimer via « Command + P » puis « enregistrer en PDF »
    Capture d’écran 2019-07-13 à 22.17.45.jpg
  • Sur PC à l’aide du logiciel gratuit PDF Creator
  • Sur Mac ou PC avec Chrome via le menu d’impression :
    Capture d’écran 2019-07-13 à 22.15.27.jpg

Prendre une capture d’écran

Sur Android : affichez à l’écran ce que vous désirez capturer. Appuyez simultanément sur les touches d’alimentation et de volume du bas. La capture d’écran est enregistrée sur votre appareil. Pour certaines versions récentes d’Android, vous pouvez prendre une capture d’écran étendue (tout l’écran) en appuyant sur une des icônes suivantes (selon votre version) :

icon scroll capture / icone capture d'écran étendue

Boutons du téléphone qui peuvent permettre une capture d’écran étendue

Sur iPhone X et supérieur : Maintenez le bouton latéral droit de votre iPhone enfoncé et cliquez immédiatement sur le bouton d’augmentation du volume situé sur le côté gauche, puis relâchez les boutons. Pour un iPhone antérieur, suivez ce guide .

Sur ordinateur : pour une capture d’écran réussie, le mieux est d’utiliser une application spéciale FireShot qui permet de prendre des captures d’écran étendues .

Si cette méthode fonctionne mal, vous pouvez utiliser les fonctions suivantes :

Exporter les conversations Whatsapp

Si vous ne voulez exporter que le texte de vos échanges, le mieux est d’utiliser la fonction d’export de Whatsapp .

Sinon pour des photos liées à du texte, nous vous conseillons d’utiliser le service web de Whatsapp avec des capture d’écran (cf ci-dessus)

Scanner vos pièces papiers si besoin

Avec un scanner

Si vous avez la chance d’avoir un scanner avec un bac d’alimentation recto verso, cette solution est à privilégier.

Sinon sans bac d’alimentation, vous pouvez utiliser le logiciel gratuit PDF SAM pour fusionner vos fichiers pdf 

Fusionner des pdf avec PDF Sam

Avec une application mobile

Pour scanner vos documents avec une application mobile, nous vous conseillons l’application gratuite CAM Scanner pour iPhone et Android.

CAM Scanner

Fonctionnement de CAM Scanner

Placez-vous à plat et à la lumière et suivez les instructions.

Une fois toutes les pages d’un document scannées, partagez-le en pdf vers votre adresse mail ou un dossier en ligne.

Avec un appareil photo

Cette solution n’est pas viable pour obtenir des pièces de qualité à produire au juge. Elle génère de nombreux documents le plus souvent de mauvaise qualité et ne facilite pas le travail de synthèse fait par l’avocat.

Les attestations / témoignages

Les attestations et témoignages doivent être faites selon le modèle CERFA 11527*02 

Pensez à bien demander une copie d’une pièce d’identité des personnes qui vous rédigent un témoignage.

Envoyer

Tout comme la collecte, l’envoi des pièces ne doit pas être fait n’importe comment.

Nous vous demandons d’envoyer toutes vos pièces d’un coup. Dans un seul envoi. S’il faut rajouter des pièces, utilisez la même méthode.

Procédez à un seul envoi (soit par mail, soit par un service tel TransferNow )

Zipper

Pour faciliter cet envoi, utiliser la fonction de compression de votre ordinateur pour n’envoyer qu’un seul fichier « zip ».

  • Sur Mac : clic droit / Compresser, un fichier « zip » est créé dans le même répertoire que le dossier compressé.
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  • Sur PC : cliquez avec le bouton droit sur le dossier des pièces, sélectionnez « Envoyer vers » / « Dossier compressé ». Un nouveau dossier zippé du même nom est créé au même emplacement.
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Envoyer

Pour l’envoi, vous avez deux solutions :

  • envoi par mail du fichier zip généré,
  • envoi par un service comme TransferNow  si le fichier est trop volumineux

Par papier

Vous avez aussi la possibilité de nous transmettre par papier les documents triés et organisés avec des trombones et des dossiers.