Aide informatique

Cette page synthétise des points informatiques importants et/ou pratiques.

En ce qui concerne la transmission des pièces par les clients, vous pouvez leurs transmettre le lien suivant pour éviter de crouler sous les mails et les documents mal ficelés : https://cqf-avocat.com/transmettre-pieces/

Confidentialité

  • Recherche anonyme. Lors de recherche sur une personne sur Internet, ne pas hésiter à utiliser les fenêtres de navigation privée (⇧+⌘+N sur Chrome, ⇧+⌘+P sur Firefox) : sur Linkedin par exemple la personne ne peut ainsi pas voir le profil de la celui qui a fait la recherche.
  • Appel masqué. Sur le téléphone android, appeler le *31# pour masquer tous vos appels et #31# pour désactiver le masquage. Pour un masquage ponctuel du numéro pour un seul appel : composer le #31# juste avant le numéro de votre correspondant (#31#0986376703).
  • Téléphone. Tous les dossiers du cabinet sont accessibles depuis le téléphone. Si il est perdu, il est possible de le faire sonner à cette adresse : https://www.google.fr/android/find. Si il est volé, il faut utiliser la fonctionnalité de sécurisation de l’appareil qui le verrouille et déconnecte le compte Google du téléphone.

Word

Les outils Word

Un bandeau latéral est disponible au cabinet pour simplifier l’insertion des noms et prénoms des parties. Il faut malheureusement le réinstaller à chaque fois que Word est complètement quitté. Pour ce faire, dans le ruban Insertion, cliquer sur la flèche près de Compléments puis sur la flèche près de Mes compléments et sélectionner CQF Avocat Azure :

Lancer les outils Word

Les modèles

Tous les modèles sont dans le dossier « 00 MODÈLES WORD EXCEL ». On y trouve des modèles Word (.dotx) et des documents Word (.docx) : l’icone est légèrement différente. 

  • Les documents (docx) sont des formulaires qui sont à imprimer pour être donnés au client sans avoir besoin de les modifier.
  • Les modèles (dotx) sont des fichiers types qui créent de nouveaux documents quand on les ouvre. On peut ainsi les modifier sans risque de modifier le modèle original. On modifie ensuite le document à volonté et on l’enregistre au bon endroit.

Les styles

Dans les documents du cabinet, n’utiliser que les styles des modèles ! Cela permet d’avoir un document agréable à lire et homogène du point de vue de la forme.

  • La police du cabinet est toujours Garamond.
  • Jamais d’italique pour une phrase entière.
  • Jamais de soulignement pour une phrase entière ou pour un titre de paragraphe.
  • Quand on copie/colle du texte d’un document externe au cabinet : utiliser un collage spécial et ne garder que le texte puis le mettre en forme avec les styles du cabinet :

Raccourcis

  • Clic droit : toucher le trackpad avec deux doigts
  • Double clic : sélectionner un mot
  • Triple clic : sélectionner un paragraphe
  • Enregistrer rapidement en pdf : utiliser la combinaison de touche ⌘ puis deux fois la touche P (print)
  • Faire une capture d’écran : ⇧+⌘+4 : l’image est enregistrée sur le bureau
  • Aller à la fin d’un mot : ⌥+flèche
  • Supprimer un mot : ⌥+←
  • Aller à la fin d’une ligne, d’un document : ⌘+flèche
  • Supprimer une ligne (ou un fichier dans le Finder) : ⌘+←
  • Touche eff sur PC (efface le caractère suivant) : fn+←
  • Sélectionner caractère par caractère : ⇧+flèche
  • Sélectionner mot par mot : ⇧+⌥+flèche

Les champs

Un champ dans word est un texte automatique (numéro dans une liste numérotée, numéro de paragraphe…) Théoriquement, on utilise des renvois pour les numéros de pièces pour éviter de le faire à la main. Pour cela : Menu Insérer/Renvoi. Plus facile pour le bordereau de pièces.

Divers

  • Toujours utiliser des paragraphes justifiés sauf quand on a besoin d’aller à la ligne dans une liste à puce (pour cela on utilise un retour à la ligne sans changement de paragraphe : ⇧+↲) pour lesquels il faut utiliser des paragraphes alignés à gauche au risque de laideur.
  • Paragraphe solidaire : si un paragraphe est mal coupé (par exemple avec un titre seul en bas d’une page) sélectionner les deux parties à regroupées et Format / Paragraphe / Enchaînements.
  • Espace insécable : quand un retour à la ligne n’est pas propre (par exemple dans un montant en milliers d’euros), utiliser un espace insécable ⌥+ESPACE.
  • Copier/coller un style de paragraphe : se placer sur le paragraphe dont le style est à copier et utiliser la combinaison ⇧+⌘+C pour copier puis sélectionner le texte dont modifier le style et utiliser ⇧+⌘+V pour coller le style de texte
  • Toujours utiliser les majuscules accentuées dans les documents : ⇪ pour verrouiller / déverouiller les maj, contrairement au PC les touches accentuées sont en majuscule dans ce cas sur Mac. Une option Word est disponible pour demander la correction orthographique des majuscules accentuées.

Faire/ne pas faire

Tabulations

Taquets de tabulations et espace de première ligne. Tout est expliqué ici : Office. Si on n’arrive pas à aligner exactement un retrait ou une tabulation : appuyer sur la touche ⌥ en même temps que l’on bouge les curseurs permet des modifications fines.⇧+⌘+C / V permet de copier coller le style rapidement.

Changements de paragraphes : pas de paragraphes vides

Espacement avant après les paragraphes : quand on rédige en texte brut. Normalement, pas besoin d’y toucher dans les modèles du cabinet.

Mails

Gestion des mail

La parfaite gestion des mails est indispensable. 

1/ Quand un mail n’est ni totalement ni partiellement traité, il faut le laisser en “Non lu” et  Non archivé, c’est à dire dans la boîte de réception :

Cette fonction est accessible également directement dans un message. Elle permet de passer un message de “lu” à “non lu” et vice versa.

2/ Quand un mail est traité mais en attente d’une suite à donner ou d’autre chose, il faut le laisser dans la boîte de réception sans l’archiver mais le mettre en “Lu”.

3/ Quand un mail est totalement traité, il faut l’archiver :

Il reste accessible dans le dossier « Tous les messages » (accessible dans la colonne de gauche de la messagerie en cliquant sur “Plus”) ou par la fonction de recherche.

En résumé, 3 niveaux de traitement d’un mail (a minima car on peut aussi utiliser des indicateurs de suivi en plus) :

  1. ni totalement ni partiellement traité : “Non Lu dans la boîte de réception”
  2. traité mais en attente d’une suite à donner : “Lu dans la boite de réception »
  3. complètement traité sans suite à donner : “Lu et archivé”

Ces pratiques de bases sont primordiales devant la masse d’informations à traiter. Cela permet de ne pas passer à côté de quoi que ce soit. 

Recherche dans les mails

Pour rechercher dans les mails, il est parfois utile d’afficher les options de recherche à l’aide du menu déroulant indiqué sur l’image ci-dessous.

Manipuler des pdf

Combiner, découper, manipuler des pdf : Utiliser PDF SAM ou Aperçu.
Pour Aperçu, bien penser à activer les vignettes des pages. On peut ainsi supprimer des pages, en copier, en coller…

Dans Aperçu, activer les Vignettes pour manipuler des pdf